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平成30年度係り会議事録④

平成30年度金管バンド係り会議事録④

日時:平成31年3月26日㈫16:00〜

場所:ランチルーム

司会:Eさん、Nさん

他各係り担当者/会計・衣装・団券・ベルマーク・書記

【バンドフェア】
運営側からの事前説明と変更になった部分もあったが当日の動きはとくにトラブルも無く出来た。

【アンサンブルコンテスト】
グループ毎に動きが違うがとくに問題は無かった。又、楽器出しもスムーズに終える事が出来た。

【合奏合唱研究演奏会】
本校が共用楽器の担当だった、搬入搬出も問題無く出来た。
バンドフェア、アンサンブルコンテスト含め引率においても余裕のあるスケジュールで滞りなく遂行出来た。
※来年度もこのぐらいの余裕をもたせたスケジュールが好ましいと思われる。

【よっといでコンサート】
本校体育館で開催。とくに問題無く出来た。

【桜花苑】
今年度は残念ながら実施出来なかった。苑側からは是非とお声がけ頂いている為、来年度は開催時期も含めて先生と相談の上、早めに学校と苑側で連絡をとり打ち合わせ出来たら良いと思われる。

【定期演奏会&六送会】
・その年の日程にも左右されると思うが、余裕をもって全体的に準備取りかかりを早目にして本番を迎えられたら良いと思われる。

・DVD業者さんへと写真業者さんへの依頼について
毎年完成品が届くのを皆さん楽しみにしている為手配を忘れずに行う必要がある。
定期演奏会が万が一例年と違う日程へ変更となったら業者さんのスケジュールに空きがない場合があるかもしれない為、日程が確定次第早めに予約確認をする必要がある。
DVDに関しては、今年度お願いした新規業者さんか例年お願いしていた旧業者さんかも含めて検討の上依頼する必要がある。
行き違いを防止する為、依頼から確定までのやり取りはメールでは無く電話で直接話し合って確実に行う事が好ましい。

・定期演奏会の評判はとても良かった。子供達の司会も大変好評だった。

・定期演奏会のポスターについて
各町会掲示板へ掲示する際に他の紙に被らない様に注意して行う必要がある。多少移動してスペースをあけて貼る事は可能だが、無理やりあけてまで貼る必要は無い。

・定期演奏会当日の駐輪場に関して
学校行事の際に使用する事がある給食室側の門は閉めておき注意事項等（駐輪禁止の旨と正しい駐輪場の案内）の貼り紙をすると混乱防止になると思われる。
駐輪場の案内看板は2枚使用したが、上記の場所からの案内に使う必要がある場合は3枚めを補修してもらい使用すると良い。

・演奏終了後の映像撮影と写真撮影について
予め演奏会前に撮影出来るものは完了させておく、演奏会後に行うものに関してもスムーズに出来る様に事前に流れを話し合っておくと時間も押さずに出来ると思われる。
パート毎や学年毎の指定も作品の出来上がりを参考に来年度の方向性を決めて段取りをしておくと流れが良くなる。

・募金箱
もう少し目立つ場所に設置しても良かったのではないかとの声がありました。

・装飾
事前に六送会の席次表を準備したり在庫状況を確認しておくと尚良かった。
前日準備は他の係りの方等沢山お手伝い頂いてとても助かった。
今年度の席次表や装飾の様子が分かる画像を参考資料として残してあるので来年度は今年以上にスムーズに進められると思われます。

・カレー
昨年残してもらっていた工程表があったので、それを少し手直しして進めました。
当日もとくに問題なく進められましたが、やはり経験者が居たほうが良いので来年度も何名か入ってもらうと良いと思われます。
ガスの元栓の場所や包丁の収納場所の鍵等は今後の事も考えてカレー係り全員で確認しながら行い情報を共有しました。
量の変更等もとくに無いのでこの先も同じ様に進めていけば間違い無いと思われます。
カレー係はカレーの片付けに専念した方が良いと思います。

・六送会参加費
仕入れの具合もある為今後は欠席の場合のおいても基本返金無しの方向でいきたいと思います。事前の申し込み案内の手紙にその旨一文入れると良い。

・六送会司会
メインと補助で司会は2名体制でもいいのでは。
大まかな台本（担当名入り）があるとプレゼント受け渡しの際に名前を呼んで声かけが出来き今以上にスムーズに進行出来たのではと思われます。
BGMとして何か曲を流しておくと場の雰囲気としても良いと思われます。

・活報について
個人情報の観点からも写真はあくまで雰囲気がわかる程度のものとし枚数は必要とはしない。
今後ホームページの運用方法が変更になる可能性もある為、決定したらその都度周知があると思われます。

・会場整備
今回の定期演奏会は喜ばしい事に来場者数が多かった為、多めに用意していた予備の椅子を出して事前に並べたがほぼ満席に近い状況でした。結果予備の椅子がなくなってしまったので、緊急に対応する際に使用出来る様にもう少し予備の椅子を端の方に確保した方がよかったと思われました。
椅子の設置を互い違いにすると三列目以降前列左右の空きスペースが完全に排除されている為非常に見にくいとの意見があったので今後は普通に椅子を並べる事とする方向です。

スリッパが来賓用と一般用で分かれている様で片付けの際は気をつける事が必要となります。

・担当決め
人数の都合もあるがまんべんなく振り分けて分担できると良い。
万一複数の係りで掛け持ちする際はなるべく負担が偏らない様に考慮すべき。

・スケジュール表
追加で大まかな片付け項目を入れておくと何をすべきか分かりやすいし親切。

【その後】
・ベルマークの提出に向けたまとめ作業は土曜授業の日では無く、年に数回作業する日を別途設けた方が効率が良い。
年に一度の集計が10月頃にある為その前に作業を行いたいが、ベルマーク作業だけではなく他の話し合いや報告とあわせて全体に案内を出すと良いのかもしれない。
・学校から配布されるベルマーク一覧と同じタイミングで金管からのベルマーク回収のお手紙を出したい。
・団券割引ではなく来年度も回数券利用もしくはICカード利用の方向で考えています。
・今年度途中から新衣装となりましたがとくに問題無く使用出来ている様で安心しました。
・引き継ぎと総会を同時に5月に開催します。

〈書記M〉

2019年03月26日（火） No.110 (保護者会)